Como parte do processo de melhoria contínua das normas do padrão ISO, a cada cinco anos, em média, inicia-se um novo processo de revisão. Este ciclo de revisão, após 2 anos, deu à luz a nova ISO 9001:2015, publicada em Setembro de 2015.

A norma, que começou a ser revisada em 2012, passou pelos seis estágios do processo de revisão, inclusive pelos conhecidos Draft International Standard (DIS) e depois pelo Final Draft International Standard (FDIS) até finalmente ser publicada como documento oficial.

Aqui, neste primeiro artigo do Blog E2S, destacamos três pontos que causam grande impacto nos sistemas de gestão da qualidade atuais: Avaliação de riscos, contexto da organização e maior responsabilidade e envolvimento da Liderança.

A avaliação de riscos é um conceito amplamente explorado em outras normas, como a ISO 14001 e OHSAS 18001. Empresas que possuem sistemas de gestão integrados, algumas vezes já aplicavam a metodologia de avaliação de riscos também para a qualidade, entretanto, caracterizava-se como uma boa prática mais comum em alguns setores do que em outros. Agora na ISO 9001:2015, identificar os riscos, avaliar e realizar ações para reduzir ou mitigar o risco passam a ser um requisito obrigatório para os SGQs.

Este conceito pode ser considerado como uma evolução dos sistemas de gestão, que historicamente propuseram metodologias complementares ou que mudavam o enfoque a cada revisão. Podemos destacar que nesta revisão, com a avaliação de riscos, que será fomentado uma avaliação da saúde do negócio. Deixamos de focar mais especificamente na satisfação do cliente e passamos a avaliar também outros processos vitais para a sustentabilidade da empresa em geral, do ponto de vista legal, tecnológico, competitivo, cultural, social, econômico e natural. A satisfação do cliente será mantida, mas também estará inserida em um conceito muito mais amplo, uma vez que uma empresa economicamente saudável poderá buscar longevidade do negócio e se preparar melhor para as mudanças, consequentemente, poderá produzir mais e melhor.

Outro requisito de grande importância, denominado “Contexto da organização” aborda o modo como a empresa está inserida no mercado. A proposta é analisar as questões internas e externas que são relevantes a nível estratégico. Essas questões devem levar em consideração as tendências de todos os setores que possam afetar o desempenho da organização. Este requisito será uma das principais fontes de entrada de informações para a análise de risco e estará ligado com outros requisitos no decorrer da norma.

Quando falamos em contexto da organização, devemos incluir também as partes interessadas, outro conceito que também fazia parte de outras normas, com a revisão 2015, deveremos passar a considerar os clientes diretos, usuários finais, fornecedores, distribuidores, reguladores e outros interessados relevantes. Todas essas partes interessadas serão levantadas a partir da definição do contexto da organização e deverão servir como entradas da análise de riscos.

Durante o levantamento e análise de partes interessadas, estaremos sob uma linha muito tênue entre os requisitos de saúde e segurança ocupacional, como também os requisitos ambientais quando nos referimos aos reguladores. Olhando para o negócio em geral, a qualidade deverá analisar o setor regulatório também do ponto sob a ótica da saúde do negócio, uma vez que exigências legais podem inviabilizar a produção ou gerar penalizações. Este não é um conceito novo para a qualidade, devendo ser melhorado com um texto que muda alguns paradigmas que foram criados ao longo do tempo em relação aos requisitos legais voltados para a qualidade.

Em adicional, outras partes interessadas passam a ser melhor gerenciadas em relação aos riscos que podem oferecer ao negócio. Como exemplo, podemos citar uma empresa em área residencial que emite sons acima do limite permitido. O som em si, não prejudica a qualidade do produto, entretanto, caso a vizinhança faça uma reclamação, a empresa poderá ser penalizada. Este tipo de penalização pode ou não se caracterizar como implicação para o negócio dependendo do contexto da organização, cabe a ela analisar o risco de pontuar a gravidade do mesmo. Ou um fornecedor chave que passa por problemas com o setor financeiro em virtude dos prazos de pagamento realizados pela empresa. Qual seria o risco se esse fornecedor fechasse as portas? Uma análise eficaz pode prevenir surpresas desagradáveis.

No terceiro ponto de grande mudança, identificamos que será necessário um maior envolvimento da alta direção e das lideranças no processo de manutenção do sistema de gestão da qualidade. Quando lemos o requisito de Liderança, podemos notar primeiramente que a norma deixa de exigir o representante da direção. Sem esse papel, que cumpria responsabilidades claramente definidas, suas atribuições serão redistribuídas, tornando-se responsabilidade de todos os setores a manutenção do SGQ. Com essa pulverização, a alta direção torna-se responsável por assegurar que os demais processos alcancem os resultados pretendidos.

Além da alta direção, os demais níveis de liderança também deverão se comprometer com o sistema de gestão. A expectativa com esse requisito é que o SGQ deixe de ser responsabilidade apenas de uma pessoa ou de um departamento, como ainda muito se vê nas empresas. As pessoas deverão conscientizar-se da sua atuação dentro do sistema de gestão e do impacto das não conformidades geradas a partir do seu trabalho. Para tanto, será necessário um grande trabalho de desdobramento de metas, comunicação e treinamentos. Neste ponto, as empresas podem começar a pensar em estratégias para alcançar esses resultados, tendo em vista o número de funcionários e como a gestão é realizada atualmente, sendo assim, será possível iniciar um dimensionamento de tempo e recursos para efetivar a mudança em tempo apropriado.

Toda essa mudança está fortemente fundamentada, principalmente pela experiência de outras normas de gestão. Algumas empresas terão mais facilidade de implementar os novos requisitos, apesar da grande demanda de trabalho, já outras, terão grandes dificuldades. Ressaltamos que essa dificuldade será maior para as organizações que possuem SGQ mantidos exclusivamente por uma pessoa ou departamento, como também para sistemas que estão estruturados para apenas atender os requisitos da norma em determinadas situações e também para aquelas que não possuem planejamento estratégico e a cultura de avaliar e registrar os potenciais riscos ao negócio e o impacto das mudanças implementadas.

O período de transição deverá ser bem planejado e executado. Tudo o que foi discutido aqui requer entendimento, interpretação dos requisitos e esforço para ser implementado até Setembro de 2018.

Quer saber mais a respeito dos benefícios da nova versão e o calendário de mudanças? Vá até página: Mudanças da ISO